Los 10 indicadores clave (KPI) que todo restaurante debería medir

Muchos restaurantes se gestionan mirando la caja al final de la noche. Si hay mucho, ha ido bien; si hay poco, mal. Es una información útil, pero llega tarde y dice poco: no explica por qué ha ido bien o mal ni qué hay que cambiar.

Los indicadores clave (KPI, por sus siglas en inglés) son un puñado de números que, mirados con regularidad, te dicen cómo está el negocio y dónde actuar. No hacen falta cincuenta. Con diez bien elegidos tienes un cuadro de mando completo.

1. Ventas netas

Lo que facturas sin IVA, por día, semana y mes. Compáralo siempre con el mismo periodo del año anterior y con el periodo anterior. Sepáralo por turnos (comida y cena) y, si tienes, por canales (sala, terraza, para llevar).

2. Número de comensales

Cuántas personas atiendes. Combinado con las ventas, te dice si el negocio crece porque viene más gente o porque cada uno gasta más.

3. Ticket medio por cliente

Es uno de los indicadores más sensibles a la gestión de sala. Si quieres subirlo, tienes ideas en cómo aumentar el ticket medio.

4. Food cost

El coste de la materia prima consumida sobre las ventas. Necesita inventario mensual para ser fiable. Lo explicamos en detalle en food cost en restaurantes.

5. Coste de personal

Junto con el food cost, forma el llamado prime cost, el gran bloque de gastos de un restaurante. Muchos profesionales consideran sano que la suma de ambos no supere aproximadamente el 60-65 % de las ventas, aunque depende del concepto.

Mira el coste de personal por día de la semana: es donde se ven los cuadrantes sobredimensionados. Tienes cómo ajustarlos en cuadrante de turnos.

6. Ocupación

Te dice cuánto de tu capacidad aprovechas. Una ocupación del 95 % el sábado y del 30 % el martes indica dónde trabajar: rotación el sábado, captación el martes.

7. Rotación de mesas y tiempo medio de mesa

En los turnos con lista de espera, cuántas veces se ocupa cada mesa y cuánto dura. Más detalle en rotación de mesas.

8. Tasa de no-show y cancelaciones

Cada no-show es una mesa que no vende. Mide también las cancelaciones con aviso: si suben mientras bajan los no-show, tus medidas (recordatorios, enlace para cancelar) funcionan. Tienes siete medidas en cómo reducir los no-show.

9. Clientes que repiten

Qué porcentaje de tus clientes vuelve en 30, 60 o 90 días. Es probablemente el mejor indicador de la salud a largo plazo de un restaurante: un local que no fideliza tiene que captar clientes nuevos sin parar, y eso es caro.

Para medirlo necesitas identificar a los clientes: reservas con nombre y email, o un club de fidelización donde cada visita queda registrada.

10. Valoración y reseñas

Nota media en Google y número de reseñas nuevas al mes. Es lo que ven tus futuros clientes antes de decidir. Si quieres mejorarlo, mira cómo conseguir más reseñas en Google.

Cómo montar tu cuadro de mando

No necesitas un software sofisticado. Empieza por una hoja de cálculo:

El food cost y los clientes que repiten se miran mejor una vez al mes.

Algunos consejos

• Pocos indicadores, mirados siempre. Mejor 6 cada semana que 30 una vez al año.
• Siempre con comparación: un número solo no dice nada; frente a la semana pasada, el año pasado o el objetivo, sí.
• Mismo día de revisión: por ejemplo, cada lunes por la mañana.
• Compártelo con el equipo clave: el encargado y el jefe de cocina deben conocer los números que pueden influir.
• Una acción por indicador que va mal: medir sin actuar no sirve.

De dónde sacar los datos

• TPV: ventas, comensales, ticket medio, productos vendidos.
• Sistema de reservas: ocupación, no-show, cancelaciones, origen de las reservas.
• Nóminas y fichaje: coste de personal y horas trabajadas.
• Inventario y facturas: food cost.
• Club de fidelización o CRM: clientes que repiten.
• Google Business Profile: reseñas y nota.

Preguntas frecuentes