Cómo hacer el cuadrante de turnos en hostelería sin volverte loco

El cuadrante es ese documento que se hace el domingo por la noche, se cambia el lunes por la mañana y se discute el resto de la semana. En hostelería, con turnos partidos, fines de semana, temporadas y bajas de última hora, organizar los horarios del equipo es uno de los trabajos más ingratos del encargado.

Pero un buen cuadrante hace mucho más que repartir horas: ajusta el coste de personal a la demanda real (el personal suele ser la partida más grande junto con la materia prima) y reduce el desgaste del equipo, que es lo que más rotación provoca.

Paso 1: prevé la demanda

No se puede planificar el personal sin saber cuánta gente vas a atender. Para cada día y turno de la semana:

• Histórico de ventas y comensales de las mismas semanas del año anterior y de las últimas semanas.
• Reservas ya confirmadas, sobre todo de grupos.
• Eventos externos: partidos, fiestas locales, puentes, congresos, el tiempo previsto si tienes terraza.

Con eso, clasifica cada turno: bajo, medio, alto o muy alto. El cuadrante sale de ahí.

Paso 2: define cuántas personas necesita cada turno

Para cada nivel de demanda, establece la plantilla necesaria por puesto:

Es un ejemplo: tus cifras dependen del tamaño del local, la carta y el tipo de servicio. Lo importante es tenerlas definidas para no decidir cada semana a ojo.

Paso 3: respeta los límites legales y del convenio

Cada provincia tiene su convenio colectivo de hostelería, y además existe un acuerdo laboral estatal para el sector. Revisa el tuyo, porque puede mejorar los mínimos legales. Como referencia general del Estatuto de los Trabajadores:

• Descanso mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente.
• Descanso semanal de, como mínimo, día y medio ininterrumpido, que puede acumularse según lo que permita la normativa y el convenio.
• Jornada ordinaria diaria con un máximo general de 9 horas, salvo que el convenio o un acuerdo establezcan otra distribución.
• Pausa durante la jornada cuando esta supera seis horas continuadas.

Y cuidado con el cierre de madrugada: si alguien cierra a las 2:00, no puede abrir a las 10:00 al día siguiente.

Ante cualquier duda, consulta tu convenio y a tu asesor laboral.

Paso 4: monta el cuadrante

Empieza por lo fijo

Primero, los días libres y las vacaciones ya acordadas. Después, las personas con horarios fijos (por contrato o por conciliación). Luego, el resto.

Turnos partidos con cabeza

El turno partido es habitual en hostelería, pero es de lo que más desgasta. Intenta:

• Que la pausa entre turnos no sea excesivamente larga ni demasiado corta para descansar.
• Alternarlo con turnos continuos durante la semana.
• Que no le toque siempre a las mismas personas.

Reparte los fines de semana de forma justa

Que todos tengan algún fin de semana libre al mes, si la operativa lo permite. Es una de las cosas que más valora el equipo.

Publícalo con antelación

Al menos una semana antes, mejor dos. La gente tiene vida fuera del trabajo, y la previsibilidad es un motivo para quedarse en una empresa. Tienes más ideas en cómo retener al personal de hostelería.

Paso 5: gestiona los cambios

Los cambios van a existir. Lo importante es que tengan un proceso:

• Cambios entre compañeros permitidos, siempre con el visto bueno del encargado.
• Un único cuadrante oficial actualizado: en una herramienta compartida o un grupo, no en tres versiones distintas.
• Lista de personas disponibles para refuerzos o sustituciones.

Paso 6: compara lo planificado con lo real

Cada semana, mira:

• Horas planificadas frente a horas trabajadas: ¿se alargan los cierres? ¿hay horas extra recurrentes?
• Coste de personal sobre ventas de cada día: si un martes el personal supera de largo lo razonable para lo que se vende, el cuadrante de ese día está sobredimensionado.
• Turnos con demasiada carga: si un sábado la sala no da abasto todas las semanas, falta una persona.

Para esto necesitas un registro fiable de las horas reales, que además es obligatorio.

El registro de jornada, el complemento obligatorio

Desde 2019 todas las empresas deben registrar a diario el inicio y fin de la jornada de cada trabajador y conservar los registros durante cuatro años. En hostelería, con turnos partidos y cierres tardíos, llevarlo en papel es engorroso y propenso a errores.

Un fichaje digital para hostelería te da el registro legal y, a la vez, los datos para comparar planificado y real. Tienes todos los detalles en la guía de registro de jornada en bares y restaurantes.

Errores frecuentes

• Hacer el cuadrante con la misma plantilla todos los días, haya o no clientes.
• Publicarlo el día antes.
• Ignorar los descansos mínimos en los cierres tardíos.
• Que siempre le toquen los peores turnos a los mismos.
• No tener un plan B para las bajas de última hora.

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