Cómo hacer el inventario de un restaurante en menos de una hora

El inventario es esa tarea que todo el mundo sabe que debería hacer y casi nadie disfruta haciendo. Se deja para «cuando haya tiempo», se hace a medias o se cuenta a ojo. El problema es que sin un inventario fiable no sabes tu food cost real, no detectas pérdidas y compras a ciegas.

La buena noticia: con un almacén ordenado y una plantilla bien hecha, el inventario mensual de un restaurante mediano se puede hacer en menos de una hora. Te explico cómo.

Por qué el inventario es imprescindible

• Para calcular lo que has consumido de verdad. Las compras de un mes no son el consumo de ese mes; la diferencia la marca el stock. Sin inventario no hay food cost real.
• Para detectar fugas: mermas, roturas, raciones generosas, consumos sin registrar.
• Para comprar mejor: sabiendo lo que tienes, no repites pedidos ni te quedas sin producto un sábado.
• Para liberar dinero: el stock parado es dinero en una estantería.

Qué entra en el inventario

Todo lo que es materia prima de venta:

• Cámaras y congeladores: carnes, pescados, lácteos, verduras.
• Almacén seco: harinas, conservas, arroces, aceites, especias.
• Bebidas: barriles, botellas, refrescos, vinos, licores, café.
• Elaboraciones intermedias de cierto valor: fondos, salsas, masas, precocinados.

Lo que normalmente no se cuenta en el inventario de consumo: productos de limpieza, menaje y consumibles (servilletas, envases), que se controlan aparte.

Antes de contar: prepara el almacén

El 70 % del tiempo de un inventario se pierde buscando cosas. Organiza una vez y el resto de meses irá rodado:

1. Un sitio para cada producto y cada producto en su sitio, siempre igual.
2. Etiquetas en las estanterías con el nombre del producto.
3. FIFO: lo nuevo detrás, lo viejo delante. Etiqueta con fecha lo que abres o elaboras.
4. Agrupa por familias en el mismo orden en que aparecerán en la hoja de recuento.

La plantilla de recuento

La hoja debe seguir el recorrido físico del almacén: de la cámara 1 a la cámara 2, luego el seco, luego la barra. Así no hay que ir y volver.

Consejos:

• Usa la misma unidad que en la factura (kg, litro, botella, caja) para que el precio cuadre.
• Botellas empezadas: cuéntalas por décimas (0,3; 0,5; 0,8). No hace falta precisión de laboratorio.
• Precio: el de la última compra es suficiente para la mayoría de negocios.

Cómo contar rápido

• Siempre el mismo día y a la misma hora, idealmente el último día del mes después del cierre o el primero antes de recibir pedidos.
• En parejas: uno cuenta en voz alta y otro apunta. Es mucho más rápido y hay menos errores.
• No recibas mercancía mientras se cuenta.
• Primero cuenta, después valora. Los precios se meten luego en la hoja de cálculo, no con la calculadora delante de la cámara.

Qué hacer con el resultado

Con el valor del inventario inicial, el final y las compras del mes, calculas el consumo:

Y con el consumo, el food cost del mes. Pero el inventario da más información si lo miras con calma:

• Productos que no se mueven en dos o tres meses: sácalos en una sugerencia o deja de pedirlos.
• Productos que siempre faltan: sube su stock mínimo.
• Diferencias raras en productos caros (destilados, ibéricos, mariscos): merece la pena contarlos también a mitad de mes.

Stock mínimo y punto de pedido

Para cada producto importante, define:

• Stock mínimo: por debajo de esa cantidad no puedes bajar sin riesgo de quedarte sin él.
• Punto de pedido: la cantidad a la que hay que pedir, teniendo en cuenta lo que tarda en llegar.

Si gastas 2 kg de solomillo al día y el proveedor sirve en 2 días, el punto de pedido no puede estar por debajo de 4 kg más un pequeño margen.

Inventarios parciales para productos sensibles

No hace falta contarlo todo cada semana, pero sí controlar lo que más pesa o más se puede perder:

• Destilados y vinos caros en barra.
• Proteínas caras: solomillo, pescado salvaje, ibéricos.
• Producto de mucha rotación que se rompe o caduca.

Un recuento semanal de diez referencias clave lleva diez minutos y te avisa de los problemas antes de que acabe el mes.

Errores frecuentes

• Contar en días distintos cada mes, con lo que los datos no son comparables.
• No contar las elaboraciones intermedias, que pueden valer cientos de euros.
• Dejar las botellas empezadas fuera del recuento.
• No revisar los precios y valorar con tarifas de hace un año.
• Hacer el inventario y no mirarlo después. El valor no está en contar, está en decidir.

Un inventario mensual bien hecho, junto con buenos escandallos y una relación ordenada con tus proveedores, es la base de una cocina rentable.

Preguntas frecuentes